Аудит системы документации и документооборота

Одним из направлений проверки организации  бухгалтерского учета является  аудит системы документации и документооборота

Основными  нормативными  документами   , определяющими  требования  к первичным документам  и организации документооборота  на предприятии , являются :

-Федеральный  закон «О бухгалтерском  учете» №129-ФЗ от 21.11.1996г;

-Постановление Правительства  РФ от 08.07.1997г №835 «О введении  унифицированных  форм первичной учетной документации»;

-Положение  по ведению  бухгалтерского  учета и бухгалтерской  отчетности  в Российской  Федерации  , утв. Приказом Минфина  РФ от 29.07.98г №34н;

-Положение  о документах  и документообороте  в бухгалтерском  учете,  утв. Минфином СССР 29.07.1983г. №105  по согласованию  с ЦССУ  СССР

При проведении  проверки аудитором  выясняется  наличие Положения  о документах  и документообороте  проверяемого  предприятия,  которое определяет  движение бухгалтерских документов в бухгалтерском  учете График документооборота  разрабатывается  главным бухгалтером  и утверждается  руководителем  предприятия График документооборота  может быть оформлен  в виде схемы или перечня  работ  по созданию, проверке и обработке  документов,  выполняемых каждым  подразделением  предприятия , а также всеми исполнителями  с указанием  их взаимосвязи  и сроков выполнения  работ

График должен предусматривать  пять основных  этапов  в составлении и движении документов:

– составление документа  в момент совершения хозяйственной  операции в соответствии  с требованиями , предъявляемыми  к оформлению  документов;

– передача  документа  в бухгалтерию , где контролируется  своевременность  и полнота сдачи его для учетной обработки;

-проверка  принятых  документов бухгалтером;

-обработка  документов в бухгалтерии;

-сдача  документов в архив  на хранение после составления  по ним учетных регистров

При отсутствии  или ненадлежащем  составлении графика  документооборота  аудитору необходимо  пересмотреть  уровень риска средств  контроля

Особое  внимание  при проведении проверки уделяется  составлению первичных документов  как создаваемых  проверяемым  предприятием  ,так и получаемых  от контрагентов

Основные требования  к первичным  документам  определены  Федеральным  законом РФ от  21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» , в Положении  по ведению  бухгалтерского  учета и  бухгалтерской  отчетности  в Российской Федерации (утв. Приказом  Минфина  РФ  от 29.07.98г № 34н)

В соответствии  со ст.9 Закона «О бухгалтерском  учете» первичные  документы принимаются  к бухгалтерскому  учету, если они составлены по форме , содержащейся  в альбомах  унифицированных форм первичной  учетной  документации , а документы,  форма которых  не предусмотрена  в этих альбомах  , должны  содержать следующие  обязательные  реквизиты:

-наименование документа;

-дату составления  документа;

-наименование  организации , от имени которой составлен документ;

-содержание  хозяйственной  операции;

-измерители  хозяйственной  операции  в натуральном  и денежном выражении;

-наименование  должностей  лиц, ответственных  за совершение  хозяйственной  ситуации , и правильность  ее оформления ;

-личные подписи  указанных лиц

Отсутствие  одного  из обязательных  реквизитов  может привести к недействительности документа  Например,  отсутствие  подписи  руководителя  предприятия  или получателя  денежных средств  можно оценить  как неправомерную  выдачу  денежных средств  из кассы  по ненадлежащее оформленному  документу , а следовательно , наличие  недостачи  денег  в кассе  с возмещением  за счет кассира Кредиторская  задолженность  , погашенная  по ненадлежаще  оформленным  документам, будет  считаться  неоплаченной  и через три года подлежит отражению  в составе  внереализационных доходов (например, см. Постановление  ФАС  Московского  округа от 20.04.2005 по делу №КАА40/2568-05)

Если в ходе  проверки будут  выявлены  документы , неправомерно  принятые  к учету  в связи с использованием  неустановленной  формы или неполным  заполнением  реквизитов , это должно  быть отражено в рабочей документации аудитора

Аудитор должен проверить применение  унифицированных  форм  первичных  документов Для большинства  хозяйственных  операций  разработаны формы первичной документации для учета:

-основных средств;

-материалов ;

-кассовых  операций ;

-операций  по учету труда;

-результатов инвентаризации

В ходе проверки  обращается  внимание  на документы , содержащие  исправления  и подчистки  В первичных  документах (кроме кассовых  и банковских) неоговоренные  исправления  не допускаются

Аудитору  необходимо  проверить  случаи  выявления  и исправления  ошибок в бухгалтерском учете  и отчетности  организации При этом  необходимо  учитывать , что искажение бухгалтерской отчетности  может быть результатом  как ошибки, так и недобросовестных  действий

Под недобросовестными  действиями  понимаются преднамеренные  действия  , которые совершены  одним или несколькими  лицами из числа представителей  собственника , руководства  и сотрудников  аудируемого  лица  или третьих  лиц с помощью незаконных  действий (бездействия)  для извлечения  незаконных  выгод и являются  причиной  существенных  искажений финансовой (бухгалтерской ) отчетности

Ошибки  могут  возникнуть:

-при сборе и обработке данных , на основании которых составлялась  финансовая (бухгалтерская)  отчетность;

-неправильных  оценочных  значениях, возникающих  в результате неверного учета или неверной  интерпретации фактов;

-в применении принципов учета, относящихся  к точному измерению , классификации , представлению  или раскрытию

В ходе проверки выявляется  перечень  лиц , имеющих право подписи  первичных учетных документов , утвержденный  приказом руководителя  организации При наличии  первичных документов  , подтверждающих  расходы, особенно  на крупные суммы , необходимо  удостовериться  в  соответствии  подписей  второй  стороны на всех документах  , сопровождающих  сделку  Причина несоответствия  подписи  в договоре  и в первичном  документе  должна быть дополнительно уточнена

Незначительные  нарушения  в оформлении  документов  могут привести к достаточно большим финансовым  санкциям  со стороны налоговых  органов Ст. 120  Налогового  кодекса  «Грубое нарушение правил  учета доходов и расходов и объектов налогообложения»  определено , что грубое нарушение организацией  правил учета доходов  и (или) расходов и (или) объектов налогообложения  , если эти деяния  совершены  в течение одного  налогового  периода , при отсутствии  признаков налогового  правонарушения , влечет  взыскание  штрафа в размере  пяти тысяч рублей Повторное  совершение в течение  более одного налогового  периода влечет взыскание штрафа  в размере пятнадцати  тысяч рублей

Под грубым нарушением  правил учета  доходов и расходов и объектов налогообложения  для целей  настоящей статьи  понимается  отсутствие  первичных  документов, или отсутствие  счетов-фактур  , или регистров бухгалтерского учета , систематическое  (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное  или неправильное  отражение на счетах бухгалтерского  учета и в отчетности  хозяйственных  операций , денежных  средств,  материальных  ценностей, нематериальных  активов  и финансовых  вложений  налогоплательщика

Последствия  всего этого  достаточно  банальны: отказ  в принятии к учету расходов, неподтвержденных  документально  ,влечет  искажение  налоговой  базы В этом случае к  организации-налогоплательщику  может быть применена  ст.122 «Неуплата  или неполная уплата сумм налога» П.1 данной  статьи определено  , что неуплата  или неполная уплата  сумм налога в результате занижения  налоговой базы,  иного неправильного исчисления  налога или других неправомерных  действий (бездействия)  влекут взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченных сумм налога

В соответствии  со ст. 15.11 Кодекса Российской  Федерации об административных правонарушениях  от 30 декабря 2001г. № 195-ФЗ( с изменениями)  грубое нарушение правил ведения  бухгалтерского  учета и представления  бухгалтерской отчетности  влечет наложение административного  штрафа на должностных  лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб. В этом случае под грубым нарушением  правил ведения бухгалтерского  учета и представления  бухгалтерской отчетности понимается :

-искажение  сумм  начисленных  налогов и сборов не менее чем на 10%;

-искажение любой статьи ( строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%

По результатам  проведенных аудиторских  процедур  обобщаются  выявленные  нарушения  в организации  документооборота , документировании  хозяйственных  операций, оцениваются последствия  выявленных  недостатков (например, в виде непризнанных  аудитором  доходов  и расходов , возможного  применения  финансовых  санкций  со стороны фискальных  органов) и даются рекомендации  по усилению  внимания системы внутреннего контроля к принимаемой  и оформляемой  документации , на основании  которой осуществляется  ведение бухгалтерского  учета и формирование бухгалтерской (финансовой)  отчетности

Рубрики: Аудит

Комментарии

No Комментарии

Leave a reply

Союз образовательных сайтов